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Política de privacidad

Mars, Incorporated

Política global de privacidad de los datos personales de los empleados

Descripción general

Mars, Incorporated reconoce y respalda la necesidad de proteger de forma razonable la privacidad de los «Datos personales» recopilados por Mars, Incorporated, o a través de ella y su grupo de empresas («Mars»). Por este motivo, Mars ha desarrollado y adoptado esta Política global sobre la privacidad de datos personales de los empleados («Política») para establecer directrices con el fin de proteger la privacidad y la seguridad de los datos personales de dichos empleados.

Si se encuentra en la Unión Europea, la sucursal o filial que le contrate se encargará de controlar los datos personales y será la responsable de su recopilación y uso. Si tiene alguna consulta sobre cómo se utilizan sus Datos personales, puede ponerse en contacto con el controlador de datos a través del ejecutivo de Privacidad Global de Mars, cuyos datos figuran más abajo.

Alcance

Esta Política se aplica a todos los datos personales de los empleados procesados por Mars, así como los de otros trabajadores (como personal eventual, agentes, subcontratistas, consultores y proveedores, quienes conocen la aplicabilidad de esta Política a sus datos personales, aunque no sean empleados de Mars), así como los datos personales de los parientes de los empleados. Cada cierto tiempo, esta Política puede complementarse con comunicaciones de People & Organization («P&O») de Mars o del responsable de privacidad global de Mars. Todos los empleados y aquellas personas incluidas en esta Política serán los responsables de revisarla y adherirse a ella. Además, se espera que todos los empleados con responsabilidades en el procesamiento de datos personales colaboren en su protección mediante la adhesión a esta Política.

Con la adopción de esta Política y la adhesión a ella, Mars pretende cumplir con las leyes, las normas y los reglamentos aplicables que protegen la privacidad de los Datos personales en las jurisdicciones en las que opera. Es posible que las leyes de algunas jurisdicciones específicas exijan que Mars complemente esta Política a fin de cumplir con las leyes locales. Asimismo, ninguna disposición de la presente Política pretende limitar los derechos ni las obligaciones de Mars, ni los derechos de los Sujetos titulares de los datos en virtud de las leyes locales. Ninguna disposición de la presente Política pretende dar lugar a un contrato de empleo ni

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nada similar. Mars puede modificar esta Política cada cierto tiempo si lo considera necesario.

Política que rige la privacidad de los datos personales de los empleados

Definiciones generales

Los términos en mayúscula no definidos de otra forma en esta Política tendrán los siguientes significados:

«Empleado» significa un trabajador contratado en Mars a tiempo completo o a tiempo parcial.

«Agente» significa un tercero que procesa Datos personales en nombre de Mars y bajo sus instrucciones.

«Sujeto titular de los datos» se refiere a la persona identificada o identificable sobre la que se refieren los Datos personales.

«EEE» se refiere al Espacio Económico Europeo, que abarca los países de la Unión Europea, así como otros países que no son miembros de la UE (en la actualidad, Islandia, Liechtenstein y Noruega), y que permite el libre comercio entre estos países.

«Datos personales» se refiere a cualquier información relacionada con una persona identificada o identificable.

«Procesar» (verbo) se refiere a la realización de cualquier operación sobre los Datos personales, ya sea o no por medios automatizados, tales como recopilación, registro, organización, estructuración, almacenamiento, adaptación o alteración, recuperación, consulta, uso, divulgación por transmisión, difusión u otro modo de poner a disposición, alineación o combinación, restricción, supresión o destrucción.

«Pariente» se refiere a una persona física identificada o identificable que sea un pariente, tutor legal o representante, compañero de piso u otra persona que tenga una relación legalmente reconocida con un empleado.

«Datos sensibles» se refiere a las categorías especiales de datos personales que reciben protecciones adicionales en virtud de la ley, dependiendo de la jurisdicción, y que consisten, entre otros, en:

  • Información que revele el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las creencias religiosas o filosóficas, la afiliación sindical, la salud o la vida sexual, o que especifica la comisión o presunta comisión de cualquier delito, cualquier procedimiento por cualquier delito cometido o supuestamente cometido, o la resolución de dichos procedimientos, o la sentencia de cualquier tribunal en tales procedimientos.
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  • Cualquier número de identificación emitido por el gobierno (número de identificación del empleador o del contribuyente, número de seguro social, número de estado, número de licencia de conducir, número DEA, número de pasaporte, etc.).
  • Número de cuenta de la institución financiera, información de pago o número de tarjeta de crédito o débito.
  • Identificación o número de cuenta del seguro sanitario.
  • Información derivada de un informe de crédito o verificación de antecedentes.
  • Información sobre salud física o psicológica, estado de enfermedad, historial médico, o tratamiento médico o diagnóstico de un profesional de la salud.
  • Nombre de soltera de la madre
  • Número de receta
  • Información biométrica (huellas dactilares, escaneos de retina) y
  • datos genéticos

«Tercero» es cualquier persona física o jurídica, autoridad pública, agencia o cualquier otro organismo que no sean agentes, empleados, titulares de los datos o Mars.

Procesamiento y notificación

Mars se esfuerza por Procesar los Datos personales de manera lícita y razonable, a los fines pertinentes y adecuados.

Mediante esta Política, Mars notifica a todos los titulares de datos (a) los fines por los cuales se procesan los datos personales, (b) las categorías de terceros a los cuales se divulgan los datos personales y (c) los derechos y obligaciones de los titulares de los datos recogidos en esta Política.

Asimismo, Mars proporciona dicha notificación: (1) cuando recopila Datos personales; (2) cuando los Datos personales se procesan para un fin distinto del original o del autorizado posteriormente por el sujeto titular de los datos, y (3) a solicitud del empleado.

Tipos de datos recopilados

Los tipos de Datos personales que Mars puede Procesar incluyen: nombre, edad, dirección y datos de contacto; estudios, títulos profesionales y datos de formación; datos de empleo, expediente laboral y trayectoria profesional; salario y beneficios; familia, estilo de vida y circunstancias sociales y domésticas; datos financieros; salud o afección física o mental; origen racial o étnico; puntos de vista y opiniones; creencias religiosas u otras de naturaleza similar, y afiliación sindical. Esta información se recopila directamente de los sujetos titulares de los datos, así como a través de los terceros que aquellos hayan autorizado a proporcionar dichos Datos personales, y a través de fuentes accesibles al público.

Propósitos para los que se procesan los datos personales

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Los fines para los cuales Mars procesa los Datos personales abarcan: contratación; planificación y gestión del trabajo; obtención de ideas operativas; evaluación; ascensos; capacitación; desarrollo profesional; remuneración y otros beneficios; salud y seguridad; seguros de vida y de salud; administración del derecho a pensión; planificación de sucesiones e iniciativas de gestión del talento; procedimientos disciplinarios; cumplimiento de la legislación y política de la empresa; transferencia; reubicación; referencias; informes a posibles empleadores; planificación de supervisión de negocios y toma de decisiones; auditoría; fusiones y adquisiciones; funciones administrativas y de seguridad; análisis de datos legítimos con el fin de salvaguardar la seguridad de los sistemas informáticos y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios y las políticas de seguridad de Mars; gestión de Recursos Humanos, y defender o iniciar reclamaciones legales.

Fundamentos jurídicos para el procesamiento de los datos personales

Mars procesa Datos personales para actividades comerciales legítimas y con el fin de poder cumplir las obligaciones contraídas con los Sujetos titulares de los Datos en relación con su empleo o contratación o, en lo que respecta a los parientes, su relación con un empelado.

Mars puede necesitar obtener el consentimiento para el procesamiento de datos personales en virtud de la legislación aplicable (por ejemplo, para el procesamiento de datos sensibles). Los titulares de los datos tienen derecho a retirar su consentimiento a dicho procesamiento, pero cualquier retirada de consentimiento no afectara a la legalidad del procesamiento de datos personales de Mars hasta la retirada del mismo, o en el caso de que Mars tenga otra base legítima de acuerdo con la legislación aplicable para procesar datos personales (p. ej. cuando lo requiera la ley, a efecto de los intereses legítimos de Mars o para fines relacionados con el cumplimiento de una obligación contractual, como un contrato laboral).

Elección

Mars ofrece a cada empleado la opción desvincularse del procesamiento de datos personales por parte de Mars con un propósito distinto para el que se proporcionaron originalmente, u otro fin autorizado posteriormente por el empleado o un familiar, según corresponda.

Mars utilizará los Datos personales que reciba en conexión con la relación laboral solo para fines relacionados con el empleo (por ejemplo, impuestos, nóminas, beneficios). Si Mars utiliza los Datos personales de un Asociado para cualquier otro fin (con el consentimiento del Asociado cuando la ley aplicable así lo establezca), (por ejemplo, en relación con el otorgamiento de beneficios tales como una membresía a un club de compras con descuento, organizaciones benéficas, club deportivo), Mars le otorgará al Asociado la opción de no permitir dichos usos.

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Los empleados pueden optar por no participar enviando un correo electrónico a privacy@effem.com.

Mars obtendrá el consentimiento explícito de cada empleado antes de revelar Datos sensibles a un tercero y antes de procesarlos para un fin distinto al original o para un fin autorizado posteriormente por el empleado.

Los sujetos titulares de los datos pueden formularle preguntas al ejecutivo de Privacidad Global enviando un correo electrónico a privacy@effem.com.

Divulgación y posterior transferencia

Mars valora la protección de los Datos personales y busca la cooperación de todos los sujetos titulares de los datos. Mars solo permite el acceso a los Datos personales a los sujetos titulares de los datos o a los agentes que tengan una necesidad comercial legítima para dicho acceso. Como organización mundial, Mars pretende transferir los Datos personales de los sujetos titulares de los datos o de los agentes a nivel internacional: Mars utiliza principalmente cláusulas contractuales tipo de la Comisión de la Unión Europea para la transferencia de datos desde la UE a países fuera del Espacio Económico Europeo. Asimismo, Mars utiliza el marco del Escudo de la privacidad UE - EE. UU. (EU-US Privacy Shield) para las transferencias de datos entre la UE y EE. UU.

Nuestro compromiso con la protección de la privacidad

Mars US y sus filiales controladas de EE. UU. (ver lista de entidades que abarca Mars US y filiales aquí) participan en el marco de protección de la privacidad entre UE-EE. UU. Suiza. EE. UU. Marco de protección de la privacidad y haber certificado al Departamento de Comercio que estamos comprometidos con los principios de protección de la privacidad en el proceso de la transferencia de los datos personales desde la Unión Europea, Suiza y Estados Unidos. Mars es responsable en virtud de los principios del Escudo de la privacidad si los terceros que designa para Procesar los Datos personales en su nombre lo hacen de manera incompatible con los principios del Escudo de la privacidad, a menos que Mars demuestre que no es responsable del acontecimiento que provocó el daño. En determinadas situaciones, se podrá exigir que Mars revele Datos personales en respuesta a solicitudes legales de las autoridades públicas, incluido el cumplimiento de los requisitos de seguridad nacional o de aplicación de la ley. Animamos a los sujetos relacionados con datos de Suiza y la UE a que contacten con nosotros en privacy@effem.com.  En caso de que tengan alguna queja o consulta relativa a la protección de la privacidad, pero para cualquier reclamación no resuelta directamente con nosotros, hemos elegido cooperar con el panel establecido por las Autoridades europeas para la protección de datos (DPA) y el Comisionado para la información y protección de los datos federales de Suiza (FDPIC). En determinadas circunstancias, la protección de la privacidad otorga a las personas afectadas el derecho de acogerse al arbitraje

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vinculante con el fin de resolver las reclamaciones no resueltas por otros medios. Mars Estados Unidos está sujeta a las facultades de investigación y aplicabilidad de la Comisión Federal de Comercio de los Estados Unidos (FTC). Si existe algún conflicto entre los términos de esta Declaración de privacidad y los principios de protección de la privacidad, prevalecerán los principios de protección de la privacidad. Para obtener más información sobre el programa de protección de la privacidad y desea ver nuestra certificación, visite www.privacyshield.gov.

Terceros a quienes se revelan datos personales

Mars revela datos personales a personas autorizadas de acuerdo con los requisitos de esta Política y en los casos en que la ley se lo permita o exija.

Mars puede revelar datos a: agentes, socios comerciales y otros asesores profesionales; autoridades gubernamentales y reguladoras; empleadores actuales, pasados o potenciales; instituciones de educación y formación y organismos examinadores; agencias de empleo y contratación; organizaciones y asesores financieros, y proveedores de bienes o servicios. Sin excepción, se remiten a P&O las solicitudes externas de expedientes laborales o desempeño laboral de un Asociado o de un trabajador actual o pasado, para su manejo. Si la solicitud de expedientes laborales u otros registros contractuales proviene de una agencia gubernamental, un representante de P&O o el ejecutivo de Privacidad Global de Mars verificará las credenciales del representante de la agencia antes de divulgar información sobre un Asociado actual o pasado.

Mars no revelará Datos personales a terceros con fines de mercadeo de consumo sin el consentimiento explícito del Sujeto titular de los datos.

Garantías de terceros

Mars podrá revelar Datos personales a personas que no sean empleados o agentes en virtud de un acuerdo, por una necesidad comercial legítima, conforme lo exija la ley o un proceso legal, o para otro fin legal (por ejemplo, cooperación con las autoridades de orden público locales). Si la ley local exige un acuerdo escrito para la transferencia de Datos personales a un tercero, Mars cumplirá con dicha ley.

Mars exige que los Agentes y Terceros a quienes les revela Datos personales para su servicio que se comprometan a proteger la privacidad y seguridad de dichos Datos personales y que se abstengan de usos o divulgaciones adicionales no autorizados por Mars. Mars garantizará que los agentes y terceros que reciban datos personales (1) aceptan cumplir esta Política, (2) se adhieren a las reglas de transferencia de datos internacionales, incluido el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés) y uno de los mecanismos adecuados para transferir datos transfronterizos o (3) celebrar un acuerdo por escrito

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que exija que el destinatario de datos personales proporcione un nivel comparable de protección de acuerdo con lo exigido por esta Política.

Precisión, acceso, rectificación y eliminación

Mars toma medidas razonables para asegurar que los datos personales sean exactos, completos y estén actualizados. Si Mars mantiene datos personales en un sistema de archivo estructurado o en una base de datos, les ofrece a sus titulares la oportunidad de examinar los datos personales u otra información que les pertenezca, así como añadir o corregir información, o bien eliminar información incorrecta, según corresponda, salvo en determinados casos en los que el acceso se podría denegar en virtud de la legislación aplicable o cuando no sea apropiado.

Todos los titulares deben actualizar su información inmediatamente en caso de que sus datos personales cambien. Los empleados deben ponerse en contacto con su representante local de P&O si necesitan ayuda. Cuando proceda, un titular puede oponerse al procesamiento de sus datos personales, solicitar a Mars que restrinja dicho procesamiento, solicitar una copia de sus datos personales o solicitar que se transfiera una copia de los mismos a un tercero.

Seguridad

Mars toma precauciones razonables para proteger los datos personales ante la pérdida, el uso indebido, el acceso no autorizado, la divulgación, la modificación y la destrucción. Estas precauciones incluyen el uso de protección con contraseñas para sistemas de información en línea y acceso restringido a los datos personales procesados por P&O. Mars puede asignar distintos niveles de seguridad a diferentes tipos de datos personales, con las correspondientes y adecuadas precauciones de seguridad.

Retención

Los datos personales se conservan en archivos o sistemas activos solo durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los propósitos para los cuales fueron recopilados o según lo requiera un acuerdo contractual, ya sea por vía legislativa o reglamentaria o, cuando corresponda, por el plazo de prescripción adecuado.

Autoevaluación

Mars EE. UU. utiliza un enfoque de autoevaluación para garantizar el cumplimiento de esta Política y verifica periódicamente que la Política sea exacta, completa, claramente visible, se aplique íntegramente, sea accesible y cumpla con las leyes de protección de datos aplicables. Mars mantiene procedimientos para la capacitación de los empleados en la implementación de la Política y dispone de procedimientos internos para realizar revisiones periódicas objetivas del cumplimiento de esta Política.

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Reclamaciones

Un titular de datos que considere que Mars no está cumpliendo con esta Política, o con las leyes de protección de datos aplicables, en relación a sus datos personales puede ponerse en contacto con su P&O o representante local en cualquiera de las oficinas de Mars para hacer una reclamación, presentar el acceso, actualizar, borrar, transferir y procesar peticiones de restricción o tratar cualquier otra cuestión derivada de esta Política. Las reclamaciones de cualquier persona también pueden remitirse al responsable de privacidad global y enviarse por correo electrónico a privacy@effem.com.

Todas las reclamaciones y solicitudes presentadas de conformidad con esta Política serán revisadas puntualmente. Si las reclamaciones de un empleado no pueden resolverse a través de la oficina de P&O local, deberá entonces presentar su queja por escrito al responsable de privacidad global.

Si una persona que presenta una reclamación considera que no ha sido resuelta satisfactoriamente por el responsable de privacidad global, puede contactar con la autoridad local de protección de datos u otra agencia gubernamental local responsable de la privacidad y seguridad de los datos personales (DPA, por sus siglas en inglés) para su resolución.

Mars se compromete a cumplir con cualquier asesoramiento legal proporcionado por la DPA, siempre y cuando esta considere razonablemente que Mars debe tomar medidas específicas para cumplir con la legislación pertinente relativa a la protección de datos Mars confirmará por escrito a la DPA que se han tomado dichas medidas.

Modificación

Mars puede modificar esta Política cada cierto tiempo. El responsable de privacidad global revisará y aprobará todos los cambios de la Política. Cuando realicemos cambios en esta Política, revisaremos la «fecha de entrada en vigor» que figura en la parte inferior. Si realizamos cambios materiales, lo notificaremos a los titulares de los datos por correo electrónico u otro método en línea o sin conexión.

Contactar

Envíe todas las preguntas relativas a esta Política al responsable de privacidad global de Mars, Evie Kyriakides, o por correo electrónico a privacy@effem.com.

Notificación

De acuerdo con el principio de responsabilidad, se le pide que informe inmediatamente sobre cualquier posible violación de esta Política. Los empleados deben notificarlo inmediatamente a su supervisor directo, quien a su vez lo comunicará a P&O o a su representante legal local de Mars.

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Cumplimiento

Todos los empleados cuyas responsabilidades incluyan el procesamiento de datos personales están obligados a cumplir esta Política. La violación de esta Política puede dar lugar a medidas disciplinarias, que puede ir hasta el despido, de acuerdo con la legislación local aplicable.

Fecha de entrada en vigor: julio de 2017

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